Digitale basis voor beter advies
‘De basis moet kloppen’
De administratie op orde, altijd inzicht in de cijfers en samen sneller kunnen schakelen. Voor veel agrarische ondernemers is digitaal boekhouden inmiddels vanzelfsprekend. Maar de weg ernaartoe verschilt per ondernemer. Bij Countus begeleiden René Rankenberg en Trudy van der Heide agroklanten bij die digitaliseringsslag. Ieder vanuit een andere rol, met samen ruim 65 jaar ervaring.
Trudy werkt 27 jaar bij Countus, waarvan 13 jaar in Emmeloord. Als Senior Assistent Accountant binnen de agropraktijk stelt ze jaarrekeningen samen, helpt ze klanten met hun administratie en de digitalisering daarvan. Ook leidt ze nieuwe collega’s op. René is met 39 dienstjaren ook een vaste waarde. Hij begon als Bedrijfsadviseur en richt zich nu vooral op agro-data en analysetools. ‘Ik houd me al jaren bezig met de vraag: hoe verwerk je data tot informatie waar de ondernemer echt iets aan heeft? We brengen financiële en niet-financiële data samen, zodat je kunt vergelijken, analyseren en vooruitkijken. Er moet een goede basis zijn, je moet eerst weten waar je staat.’
Digitaal boekhouden: wat verstaan we daar onder?
Voor Trudy is digitaal boekhouden heel concreet: geen papieren orders meer. ‘Facturen zitten niet meer in een klapper, maar hangen digitaal achter de boeking. We kunnen alles terugvinden zonder naar de kast te lopen.’ René ziet daarnaast de technologische ontwikkeling achter de schermen. ‘We komen van handwerk en kettingformulieren. Nu werken we met scan- en herkensoftware, datahubs en steeds meer automatische codering: facturen worden ingelezen, herkend en op de juiste plek geboekt. De volgende stap is volledig digitale, gestructureerde factuurverwerking. Dat geeft op detailniveau veel meer analysemogelijkheden.’ Met het oog op Europese btw-regelgeving rond 2030, waarbij e-facturatie en centrale registratie verplicht worden, wordt die ontwikkeling alleen maar belangrijker.
Verschillende klanten, verschillende snelheden
De overgang naar digitaal is binnen Countus bewust gefaseerd aangepakt. ‘Niet elke klant hoeft of kan direct volledig digitaal werken. Dat is maatwerk.’ Trudy heeft veel contact met ondernemers. Zij ziet de verschillende reacties in de praktijk. ‘Sommige mensen hikken er ontzettend tegenaan en zeggen: het gaat zo toch ook goed? Anderen willen meteen alles digitaal. Het is heel divers.’ Haar aanpak is klantspecifiek: ‘Ik probeer het concreet te maken, zodat iedereen mee kan. De één gaat er vol in, bij de ander doe je het stap voor stap.’ Ook de levensfase speelt mee. René: ‘Een jonge akkerbouwer die het bedrijf net overneemt, wil snel digitaal inzicht. Iemand in de afbouwfase zoekt vooral rust en eenvoud. Het is de kunst om aan te sluiten bij waar iemand staat.’
Investeren in systemen
Countus heeft de afgelopen jaren stevig geïnvesteerd in software en analysetools binnen de agropraktijk. René: ‘We zijn bijvoorbeeld marktleider in de akkerbouw als het gaat om benchmarking op gewasniveau. We hebben systemen ontwikkeld waarmee we data uit de financiële administratie kunnen gebruiken voor prognoses en monitoring.’ Dat vraagt om een goede vastlegging van hoeveelheden en detailinformatie. ‘Als die basis niet op orde is, hebben we drijfzand. Of zoals ze zeggen: garbage in, garbage out.’ Voor de klant betekent dit beter inzicht in het eigen bedrijf en in vergelijking met anderen. ‘Vanuit dat inzicht kun je concrete vervolgacties uitzetten, de strategie bijsturen en monitoren of je de goede kant op gaat. De combinatie van digitalisering én sterke adviestools maakt dat wij echt waarde toevoegen.’
Wat levert digitalisering op?
Voor Trudy zit de winst vooral in efficiëntie en actualiteit. ‘We slepen niet meer met mappen en de klant hoeft de administratie niet meer te brengen. We kunnen op elk moment in het systeem kijken. Dat werkt prettiger en sneller.’ Klanten kunnen ook steeds meer zelf doen. ‘We hebben klanten die zelf hun administratie voeren in hetzelfde systeem. Dan kunnen we elkaar volgen en helpen. Voorwaarde is wel: als je het wil doen, moet je het ook goed doen. Anders kost het juist extra geld aan herstelwerk.’
' Als die basis niet op orde is, hebben we drijfzand. Of zoals ze zeggen: garbage in, garbage out.’
René Rankenberg
Gegevens delen en tijdswinst
Digitaal samenwerken betekent ook gegevens delen. Dat vraagt zorgvuldigheid. René: ‘Alles is geborgd met contracten voor gegevensverwerking. We werken met beveiligde systemen en alleen gemachtigden hebben toegang.’ Volgens Trudy zit de grootste drempel vaak niet in de techniek, maar in het gevoel. ‘Klanten moeten hun oude manier van werken loslaten. Ze zijn hun vertrouwde gevoel kwijt en moeten een nieuw ritme opbouwen. Dat is vaak spannender dan het systeem zelf.’ Digitalisering levert tijd op, maar bedrijven worden complexer en wetgeving neemt toe. Die tijd wordt dus vooral benut voor de inhoud. René: ‘Doordat de primaire processen geautomatiseerd zijn, ontstaat ruimte om verder te analyseren. Juist bij grote bedrijven met complexe structuren moet de administratie stevig staan.’ Twijfelt een ondernemer over digitalisering? Dan gaat Trudy het gesprek aan. ‘Waar hik je tegenaan? Wat vind je spannend? Dan maken we een plan en pakken we het stap voor stap aan. Je hoeft het niet in 1 keer te doen.’
Toekomstige collega's
Bij Countus werk je met mensen die ervoor gaan. Die betrokken zijn, bij hun klanten én bij elkaar. Maak kennis met ons team van enthousiaste en gedreven collega’s. Maak kennis met:
